Medewerker Klantcontact

Dit ga je doen

Als Medewerker Klantcontact sta jij elke dag klaar voor onze huurders. Je helpt hen telefonisch met allerlei vragen over hun woning en leefomgeving. Geen gesprek is hetzelfde en juist dat maakt dit werk zo waardevol: jij zorgt ervoor dat onze huurders zich gehoord en geholpen voelen. 

Vanaf dag één word je begeleid door een ervaren collega die je stap voor stap meeneemt in het vak. Je begint met meeluisteren, meekijken en noteren. Zo leer je precies waar je informatie kunt vinden en hoe wij registreren. Naarmate je meer vertrouwen krijgt, pak je steeds meer gesprekken zelfstandig op. Ook kun je ingezet worden voor het afhandelen van gesprekken via Whatsapp en aan de balie. 

Na een inwerkperiode van ongeveer drie weken ga je zelfstandig aan de slag. Natuurlijk weet je niet altijd meteen het antwoord op alle vragen, maar dat hoeft ook niet. Zelfs collega’s die hier al jaren werken, komen regelmatig nieuwe situaties tegen. Daarom kun je altijd terugvallen op onze online kennisbank of de ‘vraagbaak’: een collega binnen het team die direct met je meedenkt. Samen zorgen we ervoor dat iedere huurder goed geholpen wordt. 

Ons team is telefonisch bereikbaar van 09.00 tot 16.00 uur. In het laatste uur van de dag richten we ons samen op administratieve taken, zoals het beantwoorden van e-mails en het verwerken van contactformulieren en huuropzeggingen. Zo sluiten we de dag met een goed gevoel af. 

Zo ziet jouw dag eruit

08.25 uur – Aankomst  
Je komt binnen, pakt een kop koffie en start je computer op. Je maakt je klaar voor de dagstart met je team. 

08.30 uur – Dagstart: 
Tijdens de dagstart hoor je dat er vandaag een mailing over de jaarlijkse huurverhoging wordt verstuurd. Je verwacht dat hier vandaag veel vragen over binnenkomen, dus je bereid je daarop voor. 

08.55 uur – Korte pauze 
Nog even een momentje om op te laden voordat de telefoonlijnen opengaan. 

09.00 uur – Telefonie van start 
Het eerste telefoontje is meteen binnen: een huurder heeft last van lekkage en vraagt om advies. Je stelt de huurder gerust, regelt een oplossing en legt alle informatie zowel tijdens als na het gesprek zorgvuldig vast in het systeem. 

11.00 uur – Ontwikkeling 
De coördinator mailt je over een e-learning die deze week in je planning staat. Zo blijf je continu groeien in je rol. 

12.30 uur – Lunchpauze 
Je luncht volgens het rooster met een groep collega’s. Dit is een gezellig moment om samen bij te praten in het bedrijfsrestaurant of om even buiten een frisse neus te halen. 

13.00 uur – Middagshift 
Na een fijne break ben je weer klaar om huurders te helpen. Je krijgt een vraag waarop je het antwoord niet direct weet en waar de kennisbank geen uitsluitsel geeft. Je loopt naar de vraagbaak, vraagt om advies en kunt daarna de huurder gericht verder helpen. 

14.30 uur – Een pittiger gesprek 
Een huurder belt boos op over losliggende tegels op de galerij tijdens een renovatie, waardoor hij zich onveilig voelt. Je toont begrip, luistert actief en biedt aan dat de uitvoerder langskomt voor een gesprek. De huurder slaat dit aanbod af. Je registreert het gesprek zorgvuldig en informeert de betreffende opzichter via het systeem. 

16.00 uur – Administratie 
De telefoonlijnen zijn gesloten. Je richt je nu op administratieve taken, zoals het afhandelen van mail en taken. 

16.45 uur – Even terugkijken 
Het einde van de dag nadert. Je kijkt tevreden terug op een dag waarin je veel huurders goed hebt kunnen helpen met het beantwoorden van uiteenlopende vragen. 

17.00 uur – Naar huis 
Je sluit je computer af, kletst nog even bij het fietsenrek met een collega en gaat met een voldaan gevoel naar huis. 

Wij zoeken

Bellen, dat is jouw passie en zit in jouw DNA! Jij maakt het verschil aan de telefoon. Met jouw persoonlijke, vriendelijke aanpak weet je afstand te verkleinen en voelt elke huurder zich écht gehoord en begrepen. Je denkt mee, leeft je in en zoekt steeds naar de best mogelijke oplossing. Dienstverlening zit jou in het hart. 

Natuurlijk heb je in het begin nog niet alle kennis paraat. Dat is heel normaal. Jij begrijpt dat je vlieguren moet maken en ziet ieder gesprek als een kans om te leren en te groeien. Stap voor stap bouw je ervaring op, waardoor je de volgende huurder weer nét iets beter kunt helpen. 

Een pittig gesprek of een boze huurder brengt jou niet van je stuk. Je blijft rustig, bewaakt je grenzen en communiceert helder over wat wél en niet kan binnen onze kaders. Je durft het aan om huurders aan te spreken wanneer zij over een grens gaan en dit doe je op een respectvolle, duidelijke manier 

Tijdens en na elk gesprek registreer je zorgvuldig wat er is besproken. Je werkt in meerdere systemen tegelijk, dus digitale handigheid is erg belangrijk. Aan het eind van de dag pak je de administratieve taken op, zoals het beantwoorden van digitale berichten. Je weet je ook schriftelijk goed en vriendelijk uit te drukken, zodat huurders zich ook online goed geholpen voelen.  

Daarnaast vragen we:  

• Beschikbaarheid van 32 of 36 uur per week  

• Mbo+ of Hbo werk- en denkniveau  

• Woonachtig in de omgeving van Utrecht  

• Bereidheid om de functie 100% vanaf kantoor Utrecht uit te voeren  

Twijfel je omdat je niet aan alle eisen voldoet? We moedigen je van harte aan om toch te reageren. We zijn benieuwd naar jouw verhaal, drijfveren en motivatie.

Het sollicitatieproces

• Jouw sollicitatie wordt binnen 5 werkdagen beoordeeld door de leidinggevende en recruitment. 

• Een telefonisch kennismaking kan plaatsvinden voordat je wordt uitgenodigd voor een gesprek. 

• We kennen twee sollicitatiegesprekken binnen Woonin. Als je wordt uitgenodigd voor het eerste gesprek, dan maak je voorafgaand onze (online) persoonlijkheidstest.  

• Zijn we beiden enthousiast na het eerste gesprek? Dan volgt een tweede gesprek. In deze fase kunnen we ook vragen naar referenten.  

• Wanneer we hierna allebei positief zijn, dan volgt een aanbod vanuit recruitment. 

• Bij akkoord op het aanbod, word je uitgenodigd voor een indiensttredingsgesprek met de HR Adviseur. 

• Vervolgens wordt jouw contract opgemaakt en verstuurd. Standaard onderdeel van dit proces is een integriteitsscreening, waarin opleidingen en werkgevers worden geverifieerd. Dit is niet hetzelfde als een referentiecheck. 

Vragen?

Functie inhoudelijke vragen kun je stellen aan Marike Thuijs, Manager Klantcontact, via 088-9890412. Voor overige vragen kun je terecht bij ons recruitment team, Angelique van Hal of Ilse Ketelaar, via 088-9890536 of solliciteren@woonin.nl.

📢Beste recruitmentbureaus,
Voor het bouwen van onze woningen werken we nauw samen met partners, maar het bouwen aan onze teams, dát doen we graag zelf. Onze tijd en aandacht besteden we daarom liever aan het creëren van sterke en hechte teams dan aan acquisitie. Bedankt voor jullie begrip! 🏗️🏠