Ambtelijk Secretaris OR

Dit ga je doen

In de functie van ambtelijk secretaris sta je de ondernemingsraad bij. Je zorgt voor de organisatie, voorbereiding en coördinatie van de vergaderingen en de verslaglegging. Je ondersteunt bij het bepalen van de te agenderen/behandelen onderwerpen en de prioritering daarvan. 

Daarnaast ondersteun je tijdens de inhoudelijke meningsvorming bij de behandeling van onder meer advies- en instemmingsaanvragen. Je geeft advies en stelt de door de OR uit te brengen reacties op. 

Je houdt de medezeggenschap gerelateerde ontwikkelingen van binnen en buiten de organisatie bij en vertaalt deze naar gevolgen voor de OR. Als ambtelijk secretaris bewaak je daarnaast de naleving van wetten, procedures en afspraken m.b.t. de medezeggenschap. 

De ondernemingsraad is gesprekspartner voor de organisatie op veel verschillende onderwerpen: van de begroting tot werkdruk en van thuiswerkbeleid tot veilig werken. Jaarlijks heeft de OR een 2-daagse, die jij (mede)organiseert en tevens aan deelneemt. 

Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden zijn: 

• Het zorgdragen voor goed voorbereide vergaderingen, duidelijke verslaglegging en het bewaken van de opvolging van acties en besluitvorming. 

• Het ondersteunen van de OR (en de 4 commissies) bij advies- en instemmingstrajecten en het bewaken van een correcte toepassing van de WOR (Wet op ondernemingsraden). 

• Het verzorgen en ondersteunen van de communicatie vanuit de OR naar de 'achterban' (i.e. de medewerkers van Woonin), directie en RvC. 

Over de OR bij Woonin

De ondernemingsraad bestaat uit 9 leden. Om de drie jaar worden er verkiezingen gehouden. Op april 2026 is de huidige OR gekozen.

De OR wordt geleid door het Dagelijks Bestuur (DB). Deze bestaat uit de voorzitter, vicevoorzitter en ambtelijk secretaris. Om het vele werk te verdelen heeft de OR vaste commissies ingesteld. Onderwerpen kunnen, afhankelijk van de inhoud, toegewezen aan zo'n commissie. Zij verdiepen zich in het onderwerp, raadplegen zo nodig de achterban en adviseert de OR. Deze commissies hebben periodiek een overleg met de manager(s) van de betreffende afdelingen en raadplegen zo nodig de achterban in deze afdeling. De Ambtelijke Secretaris neemt ook deel aan deze overleggen.

De OR van Woonin heeft 4 commissies:

• Commissie Sociaal Beleid en Personeel (SBP)

• Commissie Bedrijfsvoering

• Commissie Vastgoed en Huurderonderhoud

• Commissie Wonen

De ambtelijk secretaris heeft geen stemrecht binnen de OR, dat is voorbehouden aan de leden.

Wij zoeken

Wij zoeken een collega die de vaste rots is in een periodiek wisselende ondernemingsraad. Door jouw sociale, enthousiaste persoonlijkheid weet je hoe je een team kunt motiveren en ondersteunen. Tegelijkertijd durf je kritische vragen te stellen en weet je het team bij te sturen waar nodig. Je werkt secuur en weet goed prioriteiten te stellen. Zelfs onder tijdsdruk behoud je overzicht en blijft jouw accuratesse van hoog niveau.

Daarnaast vragen we: 

• Minimaal Mbo+ werk- en denkniveau 

• Uitgebreide administratieve en/of ondersteunende ervaring

• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk

• Bij voorkeur ervaring met ondernemingsraden en kennis van de Wet op ondernemingsraden (WOR) of de bereidheid (en nieuwsgierigheid) om deze snel eigen te maken

• Zelfstandigheid en proactiviteit in het afronden van eigen taken, alsook het samen kunnen werken in een team

Twijfel je omdat je niet aan alle eisen voldoet? We moedigen je van harte aan om toch te reageren. We zijn benieuwd naar jouw verhaal, drijfveren en motivatie.
Onze vorige Ambtelijk Secretaris OR had ervaring in HR/P&O en heeft deze functie snel eigen weten te maken.

Het sollicitatieproces

• Jouw sollicitatie wordt binnen 5 werkdagen beoordeeld door de leidinggevende en recruitment.

• Een telefonisch kennismaking kan plaatsvinden voordat je wordt uitgenodigd voor een gesprek.

• We kennen twee sollicitatiegesprekken. Zijn we na het eerste gesprek enthousiast? Dan volgt een tweede gesprek, waarvoor je voorafgaand onze (online) persoonlijkheidstest maakt.

• Wanneer we allebei enthousiast zijn na alle gesprekken, volgt een aanbod van recruitment.

• Bij akkoord op het aanbod, word je uitgenodigd voor een indiensttredingsgesprek met de HR Adviseur.

• Vervolgens wordt jouw contract opgemaakt en verstuurd. Standaard onderdeel van dit proces is een integriteitsscreening, waarin opleidingen en werkgevers worden geverifieerd. Dit is niet hetzelfde als een referentiecheck.

Vragen?

Functie inhoudelijke vragen kun je stellen aan Ariadne Harsta, manager Directiezaken, via 088-9890567. Voor overige vragen kun je terecht bij ons recruitment team, Jessica van der Vaart of Ilse Ketelaar, via 088-9890536 of solliciteren@woonin.nl.

📢Beste recruitmentbureaus,
Voor het bouwen van onze woningen werken we nauw samen met partners, maar het bouwen aan onze teams, dát doen we graag zelf. Onze tijd en aandacht besteden we daarom liever aan het creëren van sterke en hechte teams dan aan acquisitie. Bedankt voor jullie begrip! 🏗️🏠